Roluri în cadrul unei întâlniri

Nu există nici un instructor la un Club Toastmasters. În schimb, membrii îşi evaluază între ei prezentările orale şi conducerea activităţilor.

Acest proces de evaluare este o componentă integrantă a programului de educaţie în ansamblu. 

Toastmaster-ul are rolul de gazdă a întâlnirii şi este responsabil de bunul mers a întregii porţiuni educaţionale a acesteia. Vei primi acest rol doar dacă cunoşti bine procedura de desfăşurare. Este de datoria Toastmaster-ului să introducă vorbitorii şi ceilalţi participanţi într-un mod care să motiveze şi să producă interes în audienţă, creând totodată o atmosferă placută care să înlesnească sarcina discursului.

Înainte de intalnire:

  • Se consultă cu Vice Preşedintele pe Educaţie ca să afle dacă există o tematică a întîlnirii şi dacă există schimbări în agenda întâlnirii.
  • Sună vorbitorii ca să le aducă aminte de discurs şi adună informaţii de la aceştia legate de titlul, numărul proiectului din manual, obiectivul de îndeplinit, timpul cerut şi nişte informaţii care ar putea să servească la compunerea introducerii acestor colegi (munca, familie, hobby-uri, educaţie, de ce au ales această temă, etc.).
  • Sună Evaluatorul General ca să îi aducă aminte de responsabilităţi şi îl roagă pe acesta să ducă aminte colegilor care şi-au asumat rolurile de Evaluator, Table Topic Master, Timer, Gramatician şi AH-Counter de responsabilitățile acestora.
  • Pregăteşte introducerile pentru fiecare Vorbitor. O introducere adecvată poate să contribuie considerabil la succesul prezentării.

Când ajunge la întâlnire:

  • Ajunge devreme la locul întâlnirii pentru a se putea adapta la schimbări de ultim moment ce ar putea interveni. Verifică cu Vice Preşedintele pe Educaţie dacă exista astfel de schimbări.
  • Întreabă Vorbitorii dacă există schimbări de ultim moment.
  • Sta in aproape podiumul de prezentare ți are grijă ca Vorbitorii sa facă același lucru, pentru a permite un access rapid la acesta.

În timpul întâlnirii:

  • Prezideaza cu sinceritate, energie si hotarare avand grija ca audienta sa se simta bine si lasand impresia ca totul merge dupa plan.
  • Ramane in picioare dupa introducerea Vorbitorului pana cand acesta ii multumeste si preia controlul intalnirii dupa care se aseaza.
  • Introduce General Evaluator -ul in aceeasi maniera ca pe Vorbitori.
  • Introduce TTM-ul in aceeasi maniera ca pe Vorbitori.
  • La sfarsitul sectiunii de discursuri cere votarea celui mai bun orator.
  • Reintroduce General Evaluator-ul.
  • Acorda premii.
  • Reintroduce presedintele care reia controlul intalnirii

Fii atent la timp. Eşti responsabil ca şedinţa să înceapă şi finalizeze la timp. Ai grijă ca şedinţa să decurgă conform celor pregramate. Fiind Toastmaster reprezintă o cale excelentă de practicare a mai multor abilităţi, pentru că pe parcursul acestea tinzi să faci ca această întilnire să fie una dintre cele mai bune.

Pregătirea este cheia succesului tău!

O mare parte a întâlnirii este centrată în jurul celor trei Vorbitori. Discursurile lor sunt pregătite în funcție de obiectivele descrise în manual, și ar trebui să dureze în jur de cinci până la șapte minute pentru proiecte din manualele Basic Communication and Leadership Program, și opt sau mai multe minute (în funcție de temă), pentru proiecte din manualele Advanced Communication and Leadership. Pregătirea este esențială pentru Vorbitor.

Înainte de ședință

  • Informează Vicepreședintele pe Educație (VPE-ul) cu cel puțin două săptămâni înainte intenția de a vorbi, pentru a se asigura că există un loc deschis în agendă.
  • Trimite titlul prezentării către VPE cu cel puțin trei zile înainte de aceasta, pentru ca VPE-ul să poată să-l includă în agenda întâlnirii.
  • Pentru a obține beneficii maxime din programul Toastmasters, pregătește un discurs bazat pe un proiect din manual. Prezentă discursurile în ordinea din manual, pentru că fiecare proiect construiește pe abilitățile dezvoltate anterior.
  • Rolul de Vorbitor este un privilegiu al membrilor – nu este dezirabil să te retragi, pentru că astfel vei împiedica alt membru să beneficieze de acest privilegiu. Totuși, dacă din anumite motive nu poți să ții prezentarea, informează VPE-ul cu trei zile în avans pentru ca acesta să poată să programeze alt Vorbitor.
  • Nu uita să-ți aduci manualul.

Când intri în sală

  • Vino din timp. Verifică echipamentul sălii înainte să ajungă celelalte persoane. Anticipează problemele care îți pot strica prezentarea.
  • Plănuiește-ți cu atenție deschiderea discursului.
  • Ai grijă să dai manualul tău evaluatorului, înainte de începerea ședinței.
  • Dacă nu ți-ai scris tu personal fraza de începere a prezentării, asigură-te că Toastmaster-ul întâlnirii ți-a pregătit o frază de început bună.

În timpul întâlnirii

  • Acordă toată atenția ta prezentatorilor. Nu îți consulta notițele discursului tău în timp ce alte persoane prezintă.
  • Când ești prezentat, ridică-te subtil din scaun și îndreaptă-te către panoul de prezentare.
  • Când iți începi prezentarea, recunoaște prezența Toastmasterului și a audienței.
  • Când ți-ai terminat prezentarea, nu mulțumi audienței. Pur și simplu, transmite controlul ședinței către Toastmaster. Așteaptă întotdeauna ca Toastmasterul să vină lângă panoul de prezentare, înainte să te întorci la scaunul tău.
  • În timpul evaluării discursului tău, ascultă atent indiciile pe care le primești de la evaluator.
  • Ia în considerare, sfaturile care le primești și de la ceilalți membri.

După întâlnire

  • Recuperează-ți manualul de la evaluator. Discută orice nelămurire pe care o ai cu privire la evaluarea ta pentru a înlătura neînțelegerile.
  • Asigură-te că VPE-ul ți-a marcat proiectul ca fiind completat în spatele manualului.

După fiecare discurs pregătit, oratorul primeşte o evaluare. După ce ai susţinut câteva discursuri, ţi se va cere să fii evaluator şi vei evalua unul dintre vorbitorii pregătiţi pentru întâlnire. În plus faţă de evaluarea orală, vei acorda şi o evaluare scrisă, utilizând ghidul din manual.

Evaluarea pe care o prezinţi poate face diferenţa dintre un discurs folositor sau unul de prisos. Scopul evaluării este de a ajuta vorbitorul să devină un mai bun şi mai încrezător în propriile forţe. Aceasta presupune că vei fi pe deplin conştient de nivelul de calificare al vorbitorului, obiceiuri şi maniere, precum şi de progresele sale până în acel moment. Dacă vorbitorul foloseşte o anumită tehnică sau vreun gest care primeşte un răspuns bun de la audienţă, spune-i/transmite-i vorbitorului, astfel încât să fie încurajat să-l folosească din nou.

Înainte de ședință

  • Studiază atent manualul Effective Speach Evaluation, pe care l-ai primit în kit-ul tău de nou membru.
  • Discută cu vorbitorul pentru a afla care este proiectul din manual pe care îl va prezenta. Află cât mai exact ce aptitudini sau tehnici speră vorbitorul să le consolideze prin acest discurs.
  • Evaluarea necesită o pregătire atentă de care vorbitorul să poată beneficia. Studiază obiectivele proiectului, precum şi ghidul de evaluare din manual. Aminteşte-ţi că scopul evaluării este de a ajuta oamenii să îşi dezvolte abilităţile de orator vorbind în diferite situaţii, inclusiv prezentări, discuţii şi întâlniri. Realizarea este egală cu suma dintre capacităţi/abilităţi şi motivaţie. Prin a fi un ascultător activ şi prin a oferi, în mod prietenos, sfaturi utile, vei motiva membri în a munci din greu şi de a crea îmbunătăţiri.

Când intri în sală

  • Uită-te după vorbitor şi rugaţi-l să vă dea manualul său.
  • Discutaţi cu evaluatorul general formatul sesiunii de evaluare. Apoi comunicaţi cu vorbitorul pentru a vedea dacă nu are cumva vre-un lucru specific pe care doreşte să-l urmăreşti în timpul discursului.

În timpul întâlnirii

  • Notaţi impresiile dumneavoastră în manual împreună cu răspunsurile la întrebările de evaluare. Fiţi cât mai obiectiv posibil.
  • Ţineţi cont de faptul că evaluările bune pot da viaţă membrilor descurajaţi, iar evaluările de proastă calitate pot necăji membrii care au încercat să dea tot ce e mai bun. Sugeraţi mereu vorbitorului metode specifice pentru îmbunătăţire.
  • Începe şi încheie evaluarea ta cu o notă de încurajare sau de laudă.
  • Chiar dacă ai scris răspunsuri lungi în manual la întrebările de evaluare, nu citi nici întrebările şi nici răspunsurile. Timpul destinat evaluării orale este limitat. Nu pierdeţi timpul repetând prezentarea obiectivelor din manual, cu excepţia cazului în care este esenţial acest lucru.
  • Nu încercaţi să acoperiţi toate punctele posibile – puteţi prezenta un aspect relativ la organizare, unul relativ la prezentare, unul relativ la atingerea scopurilor şi sugestii pentru îmbunătăţire în viitor.
  • Nu permite vorbitorului să rămână ignorant la o eroarea grava sau o anumita particularitate. Scrie-o, dar nu o menţiona în public.

După întâlnire

  • Returnează manualul vorbitorului. Adaugă un cuvânt de încurajare şi ceva ce nu ai menţionat în evaluarea orală.

A fi Evaluatorul de Limbaj este cu adevărat un exercițiu al îmbunătățirii abilităților de ascultare. Ai doua responsabilități de bază.
Prima, sa propui noi cuvinte membrilor si a doua, sa evaluezi corectitudinea folosirii limbii in care se desfasoara intalnirea.

Responsabilități premergătoare întâlnirii

  • Selecteaza “Cuvantul zilei” daca este planificat in programul intalnirii. Ar trebui sa fie un cuvânt care sa ii ajute pe membri sa își îmbunatateasca vocabularul – un cuvant care sa poata fi cu usurinta inclus in conversatiile zilnice dar care sa nu faca parte din vocabularul comun tuturor. Se recomanda alegerea unui adjectiv sau adverb deoarece acestea sunt mai adaptabile decat un substantiv sau un verb. Cu toate acestea, simte-te liber sa alegi propriul tau cuvant special.
  • Tipareste cuvantul, partea sa de vorbire (adjectiv, adverb, substantiv, etc.) si o definitie sumara folosind litere suficient de mari pentru a putea fi vazute din spatele salii.
  • Pregateste o propozitie pentru ilustrarea unui mod de utilizare a cuvantului.

Înainte de ședință

  • Plasează cuvantul zilei (scris pe o foaie, tabla, etc.) in fata salii unde sa poata fi vazut de toata lumea.
  • Pregateste-ti o foaie de hartie si un pix pentru a fi gata sa iei notite.

În timpul întâlnirii

  • Cand esti prezentat de catre Toastmaster, te ridici si anunti “Cuvantul zilei”, partea sa de vorbire, definitia lui, il folosesti intr-o propozitie si le recomanzi tuturor sa il utilizeze oricand pe parcursul intalnirii de fiecare data cand au ocazia.
  • In timpul intalnirii, fii atent la vocabularul fiecaruia. Noteaza-ti fiecare utilizare ciudata sau incorecta a limbajului (propozitii incomplete sau care isi schimba directia intr-un moment nepotrivit, erori gramaticale, malapropism, etc.) impreuna cu numele celui care a folosit-o. Noteaza-ti cine a folosit “Cuvantul zilei”(sau derivate ale acestuia) si daca l-a folosit corect sau incorect.
  • Cand ti se cere de catre Toastmaster sa faci Evaluarea Limbajului tine cont de urmatoarele aspecte:
    • In timpul evaluarii incearca sa oferi un exemplu de utilizare corecta pentru fiecare folosire incorecta a limbajului, in loc sa insisti doar asupra erorii.
    • Noteaza creativitatea fiecaruia in utilizarea limbajului.
    • Noteaza cum se pronunta corect cuvintele pronuntate gresit.
    • Anunta cine a folosit corect si cine incorect “Cuvantul zilei” sau derivatele lui.

După întâlnire

  • Stergi “Cuvantul zilei” de pe tabla sau strangi foaia(foile) de hartie pe care este tiparit.

Toastmasterul întâlnirii te va chema să explici regulile de cronometrare. Una dintre capacitatile ce trebuie exersate este aceea a exprimarii unui gând într-un interval de timp anume. Timerul este membrul responsabil pentru ţinerea evidenţei timpului. Fiecare segment al întilnirii are alocat un anume interval de timp. Va trebui să explicit îndatoririle tale şi să le raportezi membrilor clubului, clar şi precis. Exerciţiul acesta este o bună oportunitate în exersarea comunicării de instrucţiuni, lucru ce îl facem în fiecare zi.

ANTERIOR ŞEDINŢEI:

  • Confirmă programul prevăzut al întilnirii cu Toastmasterul şi evaluatorul general;
  • Confirmă timpul alocat pentru fiecare discurs pregătit cu Vorbitorii;
  • Scrie explicaţia în cel mai clar limbaj posibil şi exersează. Pentru beneficial vorbitorilor, asigură-te că pui accentul pe regulile de cronometrare şi pe felul în care vor fi date semnalele de avertizare.

ÎNAINTE DE ÎNCEPEREA SEDINŢEI: 

  • Ia echipamentul de Timer de la Sergeant of Arms. Asigură-te că ştii cum se manevrează cronometrul şi semnalizatorul şi de asemenea asigură-te că acestea funcţionează;
  • Aşează-te undeva unde poţi fi văzut uşor de către toată lumea.

ÎN TIMPUL ŞEDINŢEI: 

  • Când eşti prezentat, explică regulile de măsurare a timpului de expunere şi demonstrează cum fucţionează semnalizatorul;
  • În timpul şedinţei, semnalizează fiecare participant la program aşa cum este indicat mai jos:
    • Verde pentru timpul minim stipulat;
    • Galben pentru perioada de toloeranţă faţă de timpul stipulat;
    • Roşu pentru timpul maxim stipulat;
    • Sunet de clopoţel când timpul maxim permis s-a scurs. De exemplu, pentru un discurs pregătit având ca perioadă de timp alocată între 5 şi 7 minute, succesiunea este:
      • verde pentru al 5-lea minut;
      • galben pentru al 6-lea minut;
      • roşu pentru al 7-lea minut;
      • sunet de clopoţel când timpul maxim a expirat, 7min şi 30sec.
  • Înregistrează numele şi timpul de discurs al fiecarui participant;
  • Când eşti chemat la raport de către Toastmasterul sau Evaluatorul general al serii, ridică-te şi anunţă numele vorbitorului şi timpul pe care l-a petrecut vorbind;
  • Prezintă aceasta în cuvinte cât mai clare/limpezi;
  • Table Topics are +/-30 secunde faţă de timpul alocat;
  • Vorbitorii cu discursuri pregătite au +/-30 secunde faţă de timpul alocat ;
  • Evaluatorul de limbaj (Gramaticianul) şi Evaluatorul general au +/-30 de secunde faţă de timpul alocat.

DUPĂ ŞEDINŢĂ:

  • Returnează cronometrul şi semnalizatorul la Sergeant of arms;
  • Informează Vorbitorii şi/sau Evaluatorii de rezultatele cronometrării, dacă ei cer asta de la tine.

Scopul ‘ah counter’-ului este de a nota cuvintele si sunetele folosite ca si „carje” sau „pauze inadecvate in timpul discursului” de către oricine vorbeste pe parcursul intalnirii.
Exemple:

  1. Cuvinte care pot fi interjectii neadecvate cum ar fi: „deci, şiii, aşa, ok, ştii tu, bun”
  2. Sunete care pot fi „ah, um, err, mm”
  3. Expresii sau cuvinte repetitive ca si „Eu, eu” sau „asta inseamna, inseamna” sau „se stie, se stie ca”
  4. Se mai pot intalni si sunete zgomotoase scoase din varful buzelor, din categoria plescaielilor.

Nota: pauzele dintre propozitii nu sunt considerate „pauze in vorbire”. Ramane la latitudinea fiecarui vorbitor sa foloseasca adecavat pauzele de vorbire in discursul sau.

INAINTE DE INTALNIRE

  • pregateste o succinta descriere a indatorarilor ‘ah counter’-ului pentru a sublinia atributiile si rolul acestuia in cadrul intalnirii.
  • ia un pix si o foaie alba de hartie pe care sa faci notite, sau ia o copie goala a fisei „ah counter” de la ‘Sergeant at arms’

IN TIMPUL INTALNIRII

  • cand esti prezentat de ‘toastmaster-ul serii’, ridica-te si prezinta succint rolul ‘ah counter’-ului.
  • pe parcursul intalnirii, asculta si urmareste la toata lumea cuvintele si sunetele carja precum si pauzele lungi (trebuie luat in considerare ca unele pauze sunt adecavate, folosite pentru a da un efect dramatic, pe cand altele sunt evident umpleri unde vorbitorul pur si simplu castiga sau trage de timp) folosite pentru a umple pauzele de vorbire si care nu fac parte din structura logica a propozitiei. Noteaza
    cate cuvinte sau sunete carja a folosit fiecare persoana de-a lungul intalnirii.
  • cand esti chemat de evaluatorul general in timpul etapei de evaluare, ridica-te si prezintati raportul.

DUPA INTALNIRE

  • numara/calculeaza greselile pentru fiecare vorbitor pe care le-ai remarcat si noteaza „perlele” pe
    care acestia le-au scos.

Evaluatorul General are ca atributii evaluarea generala a intregii sedinte. El este subordonat Toastmaster-ului sedintei (TMS), cel care va face si introducerea la momentul oportun; la sfarsitul segmentului de evaluare, evaluatorul general va reda controlul catre Toastmaster-ul sedintei. Responsabilitatea majora a evaluatorului general este echipa de evaluare, aceasta consistand din Evaluatorii de proiect.

Înainte de ședintă

  • Verifica impreuna cu TMS programul (agenda) sedintei si se asigura ca este notificat de orice devieri de la decursul normal al acesteia; Evaluatorul general trebuie sa fie pregatit pentru orice abateri de la agenda stabilita;
  • Contacteaza fiecare evaluator in parte (cu cel putin 1 zi inainte) si se asigura ca acesta își știe rolul si responsabilitatile si ii face cunoscuta persoana care va fi evaluata. Ii anunta si de formatul evaluării (daca acesta este unul diferit de cel standard) si sugereaza catre fiecare evaluator sa discute cu vorbitorul pentru a stabili metode de evaluare specifice pentru discursul in parte;
  • In timpul discutiei cu evaluatorul, ii aminteste acestuia ca evaluarea este un act pozitiv, care aduce beneficii. Scopul acestei evaluari este sa dea incredere vorbitorului;

La începerea ședinței

  • Se asigura ca fiecare evaluator are manualul vorbitorului pe care il va evalua;
  • Saluta toti evaluatorii care sunt prezenti; in cazul in care unul dintre evaluatori nu este prezent, se consulta cu Vicepresedintele pe Educatie pentru a desemna un inlocuitor;
  • Verifica timpul alocat pentru fiecare vorbitor si il anunta pe Timer
  • Se aseaza in spatele salii pentru a putea privi intreaga activitate din cadrul sedintei;

În timpul ședinței

  • Ia notite asupra oricarui lucru care se intampla (sau nu se intampla, dar ar trebui). De exemplu, daca au existat elemente de deranjare in cadrul sedintei;
  • Noteaza timpul de incepere si de sfarsit a sedintei si daca acestea s-au incadrat in limitele predefinite
  • Semnaleaza exemplele de buna sau mai putin buna conduita, de pregatire, de prezentare;
  • Nu face o supra-evaluare a evaluatorilor, dar poate aduce completari la notarea acestora, daca crede de cuviinta
  • Identifica Evaluatorii, Timer-ul, Ah-Counter-ul si Gramaticianul si le multumeste pentru contributiile aduse in cadrul sedintei
  • Incheie procesul de notare prin prezentarea unei evaluari generale a sedintei, putandu-se folosi de notitele luate anterior. Se pot face remarci asupra modului in care au decurs evaluarile (au fost ele incurajatoare, pozitive si folositoare? Au condus ele la un proces de imbunatatire a vorbitorului?)

Programul de Toastmasters are o tradiţie, ca fiecare membru să vorbească la şedinţă, iar secţiunea de Table Topics asigură această tradiţie. Table Topics oferă acelor membri care nu au un anumit, rol şansa de a lua cuvantul în cadrul şedinţei. Table Topics Master prezidează peste sectiunea de Table Topics a şedinţei. Acesta atribuie unui membru un subiect, iar membrul in cauză prezintă un discurs improvizat de 1-2 minute pe baza subiectului.

Table Topics Master pregăteşte şi prezintă subiectele, care se doresc a fi cat mai originale. Fiecarui vorbitor i se poate acorda un subiect
individual sau mai multe subiecte pot fi prezentate si se trage la sorti. Table Topics ajută membrii să obţină deprinderea de a gândi şi vorbi „pe moment”/”pe loc”.

Înainte de şedinţă, Table Topics Master…

  • verifică dacă o anumită tema a fost aleasă pentru sendinţa prin intermediul Toasmaster-ului. Daca da, pregăteşte subiecte legate de aceasta. In caz contrar, alege subiectele, asigurandu-se ca nu sunt subiecte repetate din sesiunile anterioare.
  • alege subiecte astfel încât vorbitorul să-şi poată exprima opinia sau să dea informaţii pe baza acestora, iar formularea subiectului trebuie sa permită ca acestea să fie imediat înţeles. Intrebarea nu trebuie să fie prea lungă sau prea complicată.

Pe parcursul sendintei, Table Topics Master…

  • prezintă pe scurt scopul acestei secţiuni pentru oaspeţi sau membri noi, imediat după ce a fost introdus.
  • declară tema secţiunii, dacă aceasta a fost aleasă. Incurajează vorbitorii să folosească în raspunsurile acestora cuvantul zilei, dacă a fost ales.
  • explică procedurile de măsurare a timpului şi funţionarea semaforului pentru aceasta sectiune: verde 1 minut, galben 1 minut si jumatate, rosu 2 minute, iar clopoţelul sună la 2 minute şi jumatate (timer-ul demonstrează această explicaţie).
  • declară prima intrebare a sectiunii pe scurt şi apoi alege un vorbitor. Aceasta procedura are doua scopuri: in primul rand, atenţia tuturor este atrasă şi fiecare se gândeşte la un eventual răspuns în cazul în care este ales, iar în al doilea rand urmăreşte elementul de spontaneitate. Şi ordinea inversa, de a alege un vorbitor şi apoi de a-i prezenta un subiect este posibilă.
  • alege vorbitorii aleatoriu şi evită a se urma ordinea în care sunt aşezaţi în sală. Invitaţii pot fi aleşi să ia cuvantul.
  • reda controlul Toastmaster-ului.

Programul de mentorat

Mentoratul este un parteneriat incheiat intre un membru experimentat Toastmasters si un membru nou, care are ca scop initierea noului coleg in cadrul clubului si are ca rezultat dezvoltarea ambilor parteneri. Citeste mai multe despre programul de mentorat.

Programele educationale

Programul educational Toastmasters este împărțit în două mari categorii: public speaking și leadership.

Pentru mai multe detalii despre aceste programe puteti studia prezentarea Powerpoint.

Catalog Toastmasters

Toastmasters International pune la dispoziţia membrilor săi o multitudine de materiale, broşuri, DVD-uri şi cărţi.